【個人事業の機密文書】佐川急便に溶解を依頼しました

機密書類・機密文書を処分したい

機密文書を処分する必要があったので、佐川急便に溶解を頼んでみました。
具体的には、「飛脚機密文書リサイクル便」（以下、機密文書リサイクル便）というサービスになります。

機密文書リサイクル便は、（個人事業主を含む）法人向けのサービスなので、まずは法人契約をする必要があります（法人契約に自体に費用はかかりません）。

法人契約するには、スマートクラブ for Business（以下、スマートクラブ）への登録が必要になります。

新規登録の申し込みはインターネット上でできます。インターネット上で申し込んでから数日後に、担当ドライバーの方が、申し込み時に登録した住所に確認に来られます。

さらに数日後、スマートクラブへの申込手続きが完了した、というメールが届くと、スマートクラブへのログインが可能になります（機密文書リサイクル便を依頼する際に必要な、溶解処理専用送り状の発行ができるのは、翌営業日からになります）。

機密文書を入れるダンボールは、機密文書専用箱という専用のダンボールを使う必要があります。ダンボールのサイズは、A4対応とA3対応がありますが、特に理由がなければ、コスパ的にA3対応がおすすめです。

専用ダンボールは、担当ドライバーの方に依頼するか、担当営業所に電話して手配します（このタイミングで、後述の送り状も手配しておくとよいでしょう）。

今回は、スマートクラブの登録完了後に、ドライバーの方がわざわざ確認に来てくれたので、その時にお願いしました。

数日後、佐川からダンボールと封印シールが送られてきます。

このダンボールを組み立て、中に廃棄する機密文書を入れていきます。

文書がいっぱいになったら、ダンボールの蓋を閉じで、封印シールで封印します。

機密文書リサイクル便には専用の送り状（溶解処理場行き専用送り状）が必要になります。この送り状はスマートクラブから印刷できます。

今回は白紙の送り状が手元になかったので集荷の際に持ってきてもらいましたが、事前に入手して、送り状の印刷・貼り付けまで集荷前に済ませておくのがよさそうです。

また、送り状を印刷するのと同じ画面から、荷物受渡書を発行できるので、こちらも印刷しておきます。

集荷は、通常の荷物と同様、スマートクラブの「Web集荷受付」から依頼ができます。

集荷の際に、ドライバーの方が荷物受渡書の必要な項目を記入してくれます（この書類自体は、依頼者自身が保管します）。

機密文書の配送状況や処理状況は、スマートクラブの「飛脚機密文書リサイクル便」から確認できます。

溶解処理日の翌日から60日間、溶解処理証明書を発行（PDF出力）できます。

こちらも、スマートクラブの「飛脚機密文書リサイクル便」から発行します。

佐川急便の「飛脚機密文書リサイクル便」サービスを使って、機密文書の溶解を依頼しました。

法人向けのサービスなので、法人契約が必要になります。

今回は法人契約するところからだったので時間がかかりましたが、法人契約が済んでいれば、比較的簡単に溶解処理を依頼できます。

処理状況の確認や溶解処理証明書の発行が、スマートクラブできるのは便利でした。

機会があれば、また利用してみたいと思います。